Fehlt auf der Rechnung eine Pflichtangabe, kann Ihrem Geschäftskunden der Vorsteuerabzug versagt werden – und Ihr Privatkunde kann die Steuerermäßigung für Handwerkerkosten verlieren. Hier finden Sie alle Pflichtangaben einer Handwerkerrechnung als Checkliste, dazu die Besonderheiten für Privatkunden, Kleinbeträge und Kleinunternehmer.
Empfangen ist in jedem Plan kostenlos & unbegrenzt (im Free-Plan 30 Tage abrufbar) · 5 Rechnungen pro Monat gratis · Starter 9,90 €/Monat zzgl. USt., 14 Tage kostenlos testbar · nur für Unternehmen und Selbständige
Eine Rechnung über mehr als 250 € muss nach § 14 Abs. 4 UStG enthalten:
Arbeiten Sie an einem Gebäude oder Grundstück eines Privatkunden – Reparatur, Sanierung, Gartenbau –, müssen Sie die Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung ausstellen. Außerdem muss ein Hinweis darauf stehen, dass der Kunde die Rechnung zwei Jahre aufbewahren muss (§ 14 Abs. 4 Nr. 9 UStG).
Für den Kunden zählt außerdem § 35a EStG: Er kann 20 % der Arbeitskosten von der Steuer abziehen, höchstens 1.200 € im Jahr. Dafür müssen die Arbeitskosten aus der Rechnung hervorgehen, und er muss aufs Konto zahlen. Mehr dazu im Ratgeber § 35a auf der Rechnung ausweisen.
Für Rechnungen bis 250 € brutto genügen weniger Angaben: Name und Anschrift Ihres Betriebs, Rechnungsdatum, Menge und Art der Leistung, der Bruttobetrag und der Steuersatz. Name des Kunden, Rechnungsnummer und Steuernummer dürfen fehlen. Kleinbetragsrechnungen müssen auch künftig keine E-Rechnungen sein.
Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG weisen Sie keine Umsatzsteuer aus. Stattdessen muss auf der Rechnung ein Hinweis auf die Steuerbefreiung stehen, etwa „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet“. E-Rechnungen ausstellen müssen Kleinunternehmer nicht, empfangen müssen sie sie aber können.
Seit 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ausstellen müssen Sie sie an Geschäftskunden spätestens ab 2028, bei mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz ab 2027. Eine E-Rechnung enthält dieselben Pflichtangaben – nur maschinenlesbar, als ZUGFeRD oder XRechnung.
Billvox fragt die Pflichtangaben einmal ab und setzt sie auf jede Rechnung: fortlaufende Nummer, Steuernummer, Leistungsdatum, Steuersätze. Bei Privatkunden weist es die Arbeitskosten nach § 35a aus und setzt auf Wunsch den Aufbewahrungshinweis; Rechnungen an Firmen erstellt es als E-Rechnung und prüft sie vor dem Versand.
Ja, der Zeitpunkt der Leistung ist Pflicht – auch wenn er mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt. Bei längeren Arbeiten geben Sie den Zeitraum an.
Ihrem Geschäftskunden kann der Vorsteuerabzug versagt werden; eine berichtigte Rechnung behebt das in der Regel. Bei Privatkunden kann das Finanzamt die Steuerermäßigung nach § 35a verweigern, wenn die Arbeitskosten nicht erkennbar sind.
Eine Pflicht für Sie gibt es nicht. Ihr Privatkunde braucht aber eine Rechnung, aus der die Arbeitskosten hervorgehen – deshalb weisen sie die meisten Betriebe bei Privatkunden gesondert aus.
Laden Sie die Datei hoch und sehen Sie in Sekunden, ob sie gültig ist – mit verständlicher Erklärung jedes Fehlers. Kostenlos, ohne Anmeldung, ohne Speicherung.
E-Rechnung kostenlos prüfenAllgemeine Informationen, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Stand: Oktober 2026. Für Ihren Einzelfall wenden Sie sich bitte an Ihre Steuerberatung.